Electronic Spreadsheet [English & Nepali ] Note [ राजपत्र अनंकित प्रथम श्रेणी कम्प्युटर अपरेटर (संघ...) Electronic Spreadsheet को Note [ Nepali र English मा]

4.1. Concept of Electronic Spreadsheet

इलेक्ट्रोनिक स्प्रेडशीट भनेको डाटा संगठित गर्न, विश्लेषण गर्न र तालिकाबद्ध स्वरूपमा भण्डारण गर्न प्रयोग गरिने एक सफ्टवेयर अनुप्रयोग हो। यसमा पङ्क्ति (Rows) र स्तम्भ (Columns) हुन्छन्, जसले ग्रिड बनाउँछ जहाँ प्रयोगकर्ताले पाठ (Text), सङ्ख्या (Numbers) र सूत्र (Formulas) प्रविष्ट गर्न सक्छन्।

इलेक्ट्रोनिक स्प्रेडशीटका विशेषताहरू

• डाटा प्रविष्टि र भण्डारण – सङ्ख्यात्मक र पाठ्य डाटा प्रविष्टि गर्न र भण्डारण गर्न अनुमति दिन्छ।
• गणितीय गणना – गणना गर्न सूत्र (Formulas) र कार्यहरू (Functions) को समर्थन गर्दछ।
• डाटा विश्लेषण – डाटा क्रमबद्ध (Sorting), फिल्टर (Filtering), र सर्त अनुसार ढाँचाकरण (Conditional Formatting) गर्ने उपकरण प्रदान गर्दछ।
• ग्राफिकल प्रस्तुति – डाटाका आधारमा चार्ट (Charts) र ग्राफ (Graphs) सिर्जना गर्न सकिन्छ।
• स्वचालन (Automation) – AutoSum, Macros, Pivot Tables जस्ता कार्यहरू प्रयोग गरी उन्नत प्रक्रिया गर्न मद्दत गर्दछ।
• What-If विश्लेषण – Goal Seek र Solver को माध्यमबाट परिदृश्य विश्लेषण गर्न मद्दत गर्दछ।

स्प्रेडशीट अनुप्रयोगका उदाहरणहरू

Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc, Apple Numbers आदि।

4.2. Organization of an Electronic Spreadsheet Application

स्प्रेडशीट अनुप्रयोग विभिन्न भागहरूमा विभाजित हुन्छ, जसले डाटालाई प्रभावकारी रूपमा व्यवस्थित गर्न र व्यवस्थापन गर्न मद्दत गर्छ।

1. Cells

• स्प्रेडशीटको आधारभूत इकाई, जहाँ डाटा प्रविष्ट गरिन्छ।
• कोष ठेगाना (Cell Address) द्वारा पहिचान गरिन्छ (जस्तै: A1, B3, C5)।

2. पङ्क्ति (Rows)

• स्प्रेडशीटमा तेर्सो (Horizontal) विभाजन।
• संख्या (1, 2, 3, …) द्वारा लेबल गरिन्छ।

3. स्तम्भ (Columns)

• स्प्रेडशीटमा ठाडो (Vertical) विभाजन।
• अक्षरहरू (A, B, C, …) द्वारा लेबल गरिन्छ।

4. वर्कसिट (Worksheet)

• स्प्रेडशीटको एकल पृष्ठ, जहाँ डाटा प्रविष्टि र प्रशोधन गरिन्छ।
• एउटा वर्कबुकमा धेरै वर्कसिटहरू समावेश गर्न सकिन्छ।

5. वर्कबुक (Workbook)

• एउटा फाइल जसमा एउटा वा धेरै वर्कसिटहरू हुन्छन्।
• उदाहरण: Excel फाइल (.xlsx) एक वर्कबुक हो।

6. कार्यस्थान (Workspace)

• स्प्रेडशीट अनुप्रयोगको सम्पूर्ण कार्यक्षेत्र, जसमा मेनु बार (Menu Bar), उपकरण पट्टी (Toolbars), र स्प्रेडशीट ग्रिड समावेश हुन्छ।

Excel 2003 र नयाँ संस्करणहरू (Excel 2016, 2019, 365) को तुलना

विशेषता

Excel 2003

नयाँ Excel संस्करणहरू (2016/2019/365)

फाइल ढाँचा

.xls

.xlsx (ठूलो डाटा सेट समर्थन गर्छ)

पङ्क्ति र स्तम्भहरू

65,536 पङ्क्ति × 256 स्तम्भ

1,048,576 पङ्क्ति × 16,384 स्तम्भ

रिबन इन्टरफेस

छैन (क्लासिक मेनुहरू प्रयोग गर्छ)

छ (रिबन ट्याबहरू सहित)

सर्तीय ढाँचाकरण (Conditional Formatting)

सीमित

उन्नत विकल्पहरू (रङ स्केल, डाटा बार, आइकन सेट)

सूत्र स्वतःपूरा (Formula AutoComplete)

छैन

छ

पिभट तालिका (Pivot Tables)

आधारभूत कार्यक्षमता

शक्तिशाली सुविधाहरू (स्लाइसर र टाइमलाइन फिल्टरहरू)

डाटा विश्लेषण उपकरणहरू

सीमित

Power Query, Power Pivot, पूर्वानुमान उपकरणहरू (Forecasting Tools)

क्लाउड एकीकरण

छैन

छ (OneDrive, SharePoint, वास्तविक-समय सहकार्य)

4.3. Working with Workbooks in an Electronic Spreadsheet

इलेक्ट्रोनिक स्प्रेडशीट (जस्तै Microsoft Excel) मा वर्कबुक भनेको वर्कसिटहरूको सङ्ग्रह हो, जहाँ डाटा भण्डारण, व्यवस्थित, र विश्लेषण गरिन्छ। तल वर्कबुकसँग सम्बन्धित प्रमुख कार्यहरू दिइएका छन्।

1. वर्कबुक सिर्जना गर्ने तरिका

• स्प्रेडशीट अनुप्रयोग खोल्नुहोस् (जस्तै: MS Excel, Google Sheets, वा LibreOffice Calc)।
• File → New मा क्लिक गरी नयाँ वर्कबुक बनाउनुहोस्।
• छिटो वर्कबुक बनाउन Ctrl + N सर्टकट प्रयोग गर्न सकिन्छ।

2. वर्कबुक खोल्ने तरिका

• File → Open मा क्लिक गरी बचत गरिएको वर्कबुक चयन गर्नुहोस्।
• छिटो खोल्नका लागि Ctrl + O प्रयोग गर्नुहोस्।
• हालैका फाइलहरू Recent Files सूचीमा उपलब्ध हुन्छन्।

3. वर्कबुक बचत गर्ने तरिका

• File → Save As मा क्लिक गरी फाइल स्थान चयन गर्नुहोस्, नाम प्रविष्ट गर्नुहोस्, र फाइल ढाँचा (जस्तै .xlsx, .xls, .csv) छनोट गर्नुहोस्।
• परिवर्तनहरू बचत गर्न Ctrl + S प्रयोग गर्न सकिन्छ।
• पहिले नै बचत गरिएको फाइल अपडेट गर्न File → Save मा क्लिक गर्नुहोस्।

4. पृष्ठ सेटिङ (Page Setting)

• File → Page Setup मार्फत पृष्ठको सेटिङहरू समायोजन गर्न सकिन्छ।
• सेटिङ विकल्पहरू:

Margins: सामग्री वरिपरि खाली ठाउँ समायोजन गर्छ।

Orientation: Portrait वा Landscape मोड चयन गर्न सकिन्छ।

Print Area: विशेष सामग्री मात्र छानेर प्रिन्ट गर्न मिल्छ।

5. वर्कबुक पूर्वावलोकन (Previewing a Workbook)

• File → Print Preview मा क्लिक गरी प्रिन्ट गर्दा कस्तो देखिन्छ भनेर जाँच गर्न सकिन्छ।
• सर्टकट: Ctrl + P दबाएर Print Preview मा क्लिक गर्नुहोस्।
• यसले ढाँचा र लेआउट सही छ कि छैन भन्ने सुनिश्चित गर्न मद्दत गर्छ।

6. वर्कबुक प्रिन्ट गर्ने तरिका

• File → Print मा क्लिक गर्नुहोस् वा Ctrl + P प्रयोग गर्नुहोस्।
• प्रिन्टर चयन गर्नुहोस्, प्रतिहरू (Copies) र पृष्ठ दायरा (Page Range) सेट गर्नुहोस्।
• माग अनुसार Print Active Sheets, Print Entire Workbook, वा Print Selection छनोट गर्न सकिन्छ।

7. पूर्वनिर्धारित विकल्पहरू परिवर्तन गर्ने तरिका

• File → Options (Excel) मा गई पूर्वनिर्धारित सेटिङहरू परिवर्तन गर्न सकिन्छ।
• परिवर्तन गर्न मिल्ने सेटिङहरू:

पूर्वनिर्धारित फन्ट (Default Font)

वर्कबुकमा हुने वर्कसिटहरूको सङ्ख्या (Number of Worksheets)

सेभ लोकेसन (Save Location)

गणना मोड (Calculation Mode) आदि।
• पूर्वनिर्धारित सेटिङहरू परिमार्जन गर्दा कार्यक्षमता बढाउन सकिन्छ।

4.4. Elements of the Electronic Spreadsheet Environment

स्प्रेडशीट वातावरण विभिन्न तत्वहरू मिलेर बनेको हुन्छ, जसले प्रयोगकर्तालाई सजिलै नेभिगेट गर्न र डेटा व्यवस्थित गर्न मद्दत गर्छ।

1. मेनु बार (Menu Bar)

• यसमा File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, र Help जस्ता विभिन्न मेनुहरू हुन्छन्।
• यी मेनुहरूले स्प्रेडशीटको विभिन्न सुविधाहरू पहुँच गर्न सहायता गर्छन्।

2. टुलबार (Toolbars)

• टुलबारले साधारण कमाण्डहरू छिटो पहुँच गर्न सजिलो बनाउँछ।
• मुख्य टुलबारहरू:

Standard Toolbar: New, Open, Save, Print, Undo, Redo, Cut, Copy, Paste जस्ता विकल्प समावेश हुन्छन्।

Formatting Toolbar: Text alignment, font style, color, र number formatting को विकल्प उपलब्ध गराउँछ।

Formula Bar: फर्मुला तथा सेल सामग्री देखाउन र सम्पादन गर्न प्रयोग गरिन्छ।

3. स्टेटस बार (Status Bar)

• यो स्प्रेडशीट सञ्झ्यालको तल्लो भागमा अवस्थित हुन्छ।
• यसमा Ready, Enter, Edit Mode, Sum, Average, Count, र Macro Recording Status जस्ता जानकारी देख्न सकिन्छ।

4. रूलर (Rulers)

• टेक्स्ट, तालिका, र वस्तुहरू मिलाउने कार्यका लागि प्रयोग गरिन्छ।
• मुख्यतः Google Sheets र LibreOffice Calc मा उपलब्ध हुन्छ, तर Excel मा हुँदैन।

5. स्क्रोलबार (Scrollbars)

• स्प्रेडशीटमा विभिन्न दिशामा नेभिगेट गर्न मद्दत गर्छ।

Vertical Scrollbar: दृश्यलाई माथि र तल सार्न प्रयोग गरिन्छ।

Horizontal Scrollbar: दृश्यलाई देब्रे र दायाँ सार्न प्रयोग गरिन्छ।

4.5. Editing, Copying, Moving, and Deleting Cell Contents; Formatting Cells, Rows, Columns, and Sheets

सेल सम्पादन (Editing Cell Contents)

• फर्मुला बार प्रयोग गरेर सम्पादन गर्न: सेल चयन गर्नुहोस्, फर्मुला बारमा सामग्री सम्पादन गरी Enter थिच्नुहोस्।
• Shortcut: चयन गरिएको सेल सम्पादन गर्न F2 थिच्नुहोस्।

सेल सामग्री प्रतिलिपि गर्ने (Copying Cell Contents)

सेल चयन गर्नुहोस् → Ctrl + C थिच्नुहोस् → गन्तव्य सेलमा क्लिक गर्नुहोस् → Ctrl + V थिच्नुहोस्।
• विधि 2:

• विधि 2:

• विधि 2:

• विधि 2:

• विधि 2:

Copy-Paste Special प्रयोग गर्न Right-click → Paste Special रोज्नुहोस् (Only Values, Formulas, Formats)।

सेल सामग्री सार्ने (Moving Cell Contents)

सेल चयन गर्नुहोस् → Ctrl + X थिच्नुहोस् → गन्तव्य सेलमा क्लिक गर्नुहोस् → Ctrl + V थिच्नुहोस्।
• विधि 2:

• विधि 2:

• विधि 2:

माउसको Left Button थिचेर सेललाई नयाँ स्थानमा तान्नुहोस्।

सेल सामग्री मेट्ने (Deleting Cell Contents)
• पूरै सेल मेट्न: Right-click → Delete रोज्नुहोस् (छेउका सेलहरू सरिन्छन्)।
•
•
• संपूर्ण सामग्री र Formatting मेट्न: Home → Clear → Clear All रोज्नुहोस्।

सेलको फर्म्याटिङ (Formatting Cells)
1. फन्ट फर्म्याटिङ (Font Formatting)
• Home → Font मा जानुहोस् वा Shortcut Keys प्रयोग गर्नुहोस्:

Ctrl + B (Bold)

Ctrl + I (Italic)

Ctrl + U (Underline)

2. बार्डर फर्म्याटिङ (Border Formatting)
• बॉर्डरका विकल्पहरू: Thick, Thin, Dotted, Double Borders।

3. ढाँचाको रङ (Pattern / Fill Color)
• Home → Fill Color विकल्प प्रयोग गर्नुहोस् वा Alt + H + H Shortcut थिच्नुहोस्।

4. पंक्ति मिलाउने (Alignment)
• Home → Alignment (Left, Center, Right, Top, Middle, Bottom)।
•
•
• Merge & Center प्रयोग गरेर धेरै सेललाई मिलाएर एउटा बनाउन सकिन्छ।

5. नम्बर फर्म्याटिङ (Number Formatting)

मुद्रा (Currency)

प्रतिशत (Percentage)

मिति (Date)

समय (Time)

वैज्ञानिक संकेत (Scientific Notation)
• Home

• Home

• Home → Number Format मा गएर परिवर्तन गर्न सकिन्छ।

6. सुरक्षा (Protection - Lock Cells)
• Review → Protect Sheet/Workbook मा गएर सुरक्षा सेट गर्न सकिन्छ।

पङ्क्ति, स्तम्भ, र पाना (Formatting Rows, Columns, and Sheets)
1. पङ्क्ति फर्म्याटिङ (Formatting Rows)
• स्वतः उचाइ मिलाउन: पङ्क्ति नम्बरमा डबल-क्लिक गर्नुहोस्।
• नयाँ पङ्क्ति हाल्न/मेट्न: Right-click → Insert/Delete।

2. स्तम्भ फर्म्याटिङ (Formatting Columns)
• स्वतः चौडाइ मिलाउन: स्तम्भको अक्षरमा डबल-क्लिक गर्नुहोस्।
• नयाँ स्तम्भ हाल्न/मेट्न: Right-click → Insert/Delete।

3. पाना फर्म्याटिङ (Formatting Sheets)
• ट्याब रंग परिवर्तन गर्न: Right-click → Tab Color।
• पाना लुकाउन/फर्काउन: Right-click → Hide/Unhide।

• सेल सम्पादन गर्न: सेलमा क्लिक गरेर टाइप गर्न सुरु गर्नुहोस्, वा पहिलेको सामग्री परिवर्तन गर्न डबल-क्लिक गर्नुहोस्।

• विधि 1:

• सिर्फ सामग्री मेट्न: सेल चयन गरी Delete थिच्नुहोस् (Formatting रहन्छ)।

• Font Type, Size, Bold, Italic, Underline, Color परिवर्तन गर्न सकिन्छ।

• Home → Borders मा गएर सेलको बार्डर थप्न वा हटाउन सकिन्छ।

• सेलहरूलाई रंगीन बनाइ सहज रूपमा पहिचान गर्न सकिन्छ।

• पाठलाई तेर्सो वा ठाडो रूपमा मिलाउन सकिन्छ।

• संख्या (Number) लाई विभिन्न ढाँचामा देखाउन प्रयोग गरिन्छ जस्तै:

• विशेष सेलहरूलाई सुरक्षित गर्न (Lock) मिल्छ ताकि अरूले सम्पादन गर्न नसकून्।

• पङ्क्तिको उचाइ परिवर्तन गर्न: Home → Format → Row Height।

• स्तम्भको चौडाइ परिवर्तन गर्न: Home → Format → Column Width।

• पानाको नाम परिवर्तन गर्न: पानाको नाममा डबल-क्लिक गर्नुहोस्।

4.6. Using Formulas - Relative and Absolute Cell References

एक्सेलमा सेल रेफरेन्स र सूत्रहरू

१. सेल रेफरेन्सका प्रकारहरू

१.१. रिलेटिभ सेल रेफरेन्स

डिफल्ट रेफरेन्स प्रकार हो।

अरू स्थानमा प्रतिलिपि गरिँदा परिवर्तन हुन्छ।

उदाहरण: यदि B2 = A1 + 10 छ भने, यसलाई C2 मा प्रतिलिपि गर्दा B1 + 10 बन्छ।

१.२. एब्सोल्युट सेल रेफरेन्स

$ चिन्ह प्रयोग गरेर रेफरेन्सलाई स्थिर राखिन्छ।

उदाहरण: =$A$1 + 10 (कहीँ पनि प्रतिलिपि गर्दा परिवर्तन हुँदैन)।

१.३. मिक्स्ड सेल रेफरेन्स

पंक्ति वा स्तम्भमध्ये कुनै एकलाई स्थिर राख्न प्रयोग गरिन्छ।

उदाहरण: =$A1 + 10 (स्तम्भ A स्थिर रहन्छ, तर पंक्ति परिवर्तन हुन्छ)।

२. एक्सेलमा सूत्रहरू प्रयोग गर्ने तरिका

एक्सेल सूत्रहरू गणना गर्न, डेटा विश्लेषण गर्न र कार्यहरू स्वचालित गर्न प्रयोग गरिन्छ। सबै सूत्रहरू = चिन्हबाट सुरु हुन्छन्।

२.१. सामान्य गणितीय सूत्रहरू

अपरेसन

सूत्र उदाहरण

वर्णन

जोड

=A1 + B1

A1 र B1 को मानलाई जोड्छ

घटाउ

=A1 - B1

A1 बाट B1 घटाउँछ

गुणन

=A1 * B1

A1 र B1 गुणा गर्छ

भाग

=A1 / B1

A1 लाई B1 बाट भाग गर्छ

घातांक

=A1 ^ B1

A1 लाई B1 को घातांकमा उठाउँछ

३. प्रायः प्रयोग गरिने एक्सेल फंक्शनहरू

३.१. गणितीय फंक्शनहरू

=SUM(A1:A10) → A1 देखि A10 को संख्या जोड्छ।

=AVERAGE(A1:A10) → A1 देखि A10 को औसत निकाल्छ।

=MIN(A1:A10) → सबैभन्दा सानो मान फिर्ता गर्छ।

=MAX(A1:A10) → सबैभन्दा ठूलो मान फिर्ता गर्छ।

३.२. गन्ने (Counting) फंक्शनहरू

=COUNT(A1:A10) → संख्यात्मक मानहरू गणना गर्छ।

=COUNTA(A1:A10) → खाली नभएका कोष्ठहरू गणना गर्छ।

=COUNTIF(A1:A10, ">50") → ५० भन्दा ठूलो संख्याहरू गणना गर्छ।

३.३. सर्तात्मक (Conditional) फंक्शनहरू

=IF(A1>50, "Pass", "Fail")
→ यदि A1 को मान ५० भन्दा ठूलो भए "Pass", नभए "Fail"।

४. सेल रेफरेन्स प्रकारहरू

प्रकार

उदाहरण

व्यवहार

रिलेटिभ

=A1+B1

प्रतिलिपि गर्दा परिवर्तन हुन्छ

एब्सोल्युट

=$A$1+$B$1

प्रतिलिपि गर्दा परिवर्तन हुँदैन

मिक्स्ड

=$A1+B$1

स्तम्भ वा पंक्तिमध्ये कुनै एक मात्र स्थिर रहन्छ

५. पाठ (Text) फंक्शनहरू

फंक्शन

उदाहरण

वर्णन

LEFT

=LEFT(A1, 3)

A1 बाट पहिलो ३ अक्षर निकाल्छ

RIGHT

=RIGHT(A1, 2)

A1 बाट अन्तिम २ अक्षर निकाल्छ

MID

=MID(A1, 2, 3)

A1 को दोस्रो अक्षरबाट ३ अक्षर निकाल्छ

LEN

=LEN(A1)

A1 को कुल अक्षर संख्या फिर्ता गर्छ

TRIM

=TRIM(A1)

अतिरिक्त खाली स्थान हटाउँछ

CONCAT

=CONCAT(A1, B1)

A1 र B1 का मानहरू जोड्छ

६. मिति र समय (Date & Time) फंक्शनहरू

फंक्शन

उदाहरण

वर्णन

TODAY()

=TODAY()

आजको मिति फिर्ता गर्छ

NOW()

=NOW()

हालको मिति र समय फिर्ता गर्छ

DAY()

=DAY(A1)

A1 बाट दिन निकाल्छ

MONTH()

=MONTH(A1)

A1 बाट महिना निकाल्छ

YEAR()

=YEAR(A1)

A1 बाट वर्ष निकाल्छ

७. लुकअप (Lookup) र रेफरेन्स फंक्शनहरू

फंक्शन

उदाहरण

वर्णन

VLOOKUP

=VLOOKUP(1001, A2:C10, 2, FALSE)

1001 खोजेर दोस्रो स्तम्भको मान दिन्छ

HLOOKUP

=HLOOKUP(50, A1:E2, 2, FALSE)

पङ्क्तिमा ५० खोज्छ

INDEX

=INDEX(A1:C3, 2, 3)

२औं पङ्क्ति र ३औं स्तम्भको मान दिन्छ

MATCH

=MATCH(50, A1:A10, 0)

५० को स्थान खोज्छ

८. तार्किक (Logical) फंक्शनहरू

फंक्शन

उदाहरण

वर्णन

AND

=AND(A1>50, B1<100)

दुबै सर्त मिले TRUE दिन्छ

OR

=OR(A1>50, B1<100)

एउटा सर्त मिल्दा पनि TRUE दिन्छ

NOT

=NOT(A1>50)

नतिजा उल्टाउँछ (TRUE → FALSE)

९. त्रुटि ह्यान्डलिङ (Error Handling) फंक्शनहरू

फंक्शन

उदाहरण

वर्णन

IFERROR

=IFERROR(A1/B1, "Error!")

गल्ती भए "Error!" देखाउँछ

ISERROR

=ISERROR(A1/B1)

त्रुटि भए TRUE दिन्छ

4.8. Generating Series; Sorting and Filtering Data; Summarizing Data with Subtotals

Excel मा शृंखला (Series) सिर्जना गर्ने तरिका

Excel मा शृंखला सिर्जना गर्दा सङ्ख्या, मिति, वा पाठ ढाँचामा क्रमबद्ध डाटा उत्पन्न गर्न सकिन्छ।

क. AutoFill प्रयोग गरी शृंखला बनाउने

कुनै पनि नम्बर वा मिति लेख्नुहोस् (जस्तै, 1 वा 01/01/2024)।

Fill Handle (छानिएको सेलको तल-दायाँ कुनामा रहेको सानो बिन्दु) तान्नुहोस्।

Excel ले स्वचालित रूपमा क्रमबद्ध शृंखला सिर्जना गर्छ (जस्तै, 1, 2, 3... वा Monday, Tuesday...)।

ख. Fill आदेश (Command) प्रयोग गरी शृंखला बनाउने

Home > Fill > Series मा जानुहोस्।

Rows वा Columns चयन गर्नुहोस्।

Type चयन गर्नुहोस् (जस्तै, Linear, Growth, Date, AutoFill)।

Step Value (क्रमबद्ध वृद्धि) प्रविष्ट गर्नुहोस्।

OK क्लिक गर्दा शृंखला सिर्जना हुन्छ।

Excel मा डाटा क्रमबद्ध (Sorting) गर्ने तरिका

Sorting गर्दा डाटा Ascending (साना देखि ठूला) वा Descending (ठूला देखि साना) रूपमा क्रमबद्ध गर्न सकिन्छ।

क. एउटा स्तम्भ (Single Column) क्रमबद्ध गर्ने

क्रमबद्ध गर्नुपर्ने स्तम्भ चयन गर्नुहोस्।

Data > Sort मा जानुहोस्।

Sort A to Z (Ascending) वा Sort Z to A (Descending) चयन गर्नुहोस्।

ख. धेरै स्तम्भ (Multiple Columns) क्रमबद्ध गर्ने

सम्पूर्ण डाटा चयन गर्नुहोस्।

Data > Sort क्लिक गर्नुहोस्।

Add Sort Level मार्फत पहिला कुन स्तम्भ आधार मान्ने भनेर चयन गर्नुहोस् (जस्तै, पहिले "Category" र त्यसपछि "Price")।

OK क्लिक गर्नुहोस्।

Excel मा डाटा फिल्टर (Filtering) गर्ने तरिका

Filtering गर्दा आवश्यक डाटा मात्र देख्न सकिन्छ र अनावश्यक डाटा लुकाउन सकिन्छ।

क. साधारण फिल्टर प्रयोग गर्ने

डाटा चयन गर्नुहोस्।

Data > Filter मा जानुहोस्।

प्रत्येक स्तम्भको शीर्षकमा Dropdown Arrow आउँछ, त्यसमा क्लिक गर्नुहोस्।

आवश्यक मानहरू चयन गर्नुहोस् (जस्तै, "५० भन्दा माथिका मात्र देखाउने")।

OK क्लिक गर्नुहोस्।

ख. Advanced Filter प्रयोग गर्ने

Data > Advanced क्लिक गर्नुहोस्।

Criteria Range (फिल्टरको सर्तहरू) छुट्टै क्षेत्रमा निर्धारण गर्नुहोस्।

Filter in Place वा Copy to Another Location विकल्प चयन गर्नुहोस्।

OK क्लिक गर्नुहोस्।

Excel मा Subtotal प्रयोग गरी डाटा सारांश (Summarizing) गर्ने तरिका

Subtotal प्रयोग गर्दा समुहबद्ध डाटाको गणना, औसत, वा जम्मा निकाल्न सकिन्छ।

क. Subtotal राख्ने तरिका

डाटालाई पहिले समुहबद्ध गर्नुपर्ने स्तम्भ आधारमा क्रमबद्ध गर्नुहोस्।

Data > Subtotal मा जानुहोस्।

Group By अन्तर्गत कुन स्तम्भलाई आधार मान्ने निर्धारण गर्नुहोस्।

Function चयन गर्नुहोस् (जस्तै, SUM, AVERAGE, COUNT)।

OK क्लिक गर्दा Subtotal लागू हुन्छ।

ख. Subtotal विस्तार र संकुचन गर्ने तरिका

+ / - बटन प्रयोग गरी Subtotal विस्तार वा संकुचित गर्न सकिन्छ।

Subtotal हटाउन Data > Subtotal > Remove All क्लिक गर्नुहोस्।

4.9. Creating Charts in Excel

Excel मा चार्ट प्रयोग गर्दा डाटालाई दृश्यात्मक (visual) रूपमा देख्न सजिलो हुन्छ, जसले प्रवृत्ति (trend) र तुलना (comparison) बुझ्न मद्दत गर्छ।

चार्ट बनाउनका लागि चरणहरू

1. डाटा चयन गर्ने (Select Data)

चार्टमा समावेश गर्न चाहिने डाटा र लेबलहरू चयन गर्नुहोस्।

2. चार्ट घुसाउने (Insert a Chart)

Insert > Charts मा जानुहोस्।

आवश्यक चार्ट प्रकार (Column, Line, Pie, Bar, आदि) छनोट गर्नुहोस्।

3. चार्ट अनुकूलन गर्ने (Customize the Chart)

चार्ट चयन गरेपछि Chart Tools Tab सक्रिय हुन्छ।

Chart Elements (Title, Labels, Legend) थपेर पढ्न सजिलो बनाउनुहोस्।

Design र Format Tabs प्रयोग गरी रंग, शैली, तथा लेआउट परिवर्तन गर्न सक्नुहुन्छ।

4. चार्ट सार्ने वा आकार परिवर्तन गर्ने (Move or Resize the Chart)

चार्टलाई क्लिक गरी ड्र्याग गरेर नयाँ स्थानमा सार्न सकिन्छ।

चार्टको किनारा समातेर साइज परिवर्तन गर्न सकिन्छ।

Excel मा उपलब्ध चार्टका प्रकारहरू

Chart Type

वर्णन (Description)

Column Chart

ठाडो बारहरू प्रयोग गरी विभिन्न वर्गहरूको तुलना गर्छ।

Bar Chart

Column Chart जस्तै हो तर तेर्सो (horizontal) बारहरू प्रयोग गर्छ।

Line Chart

समयक्रममा डाटाको प्रवृत्ति देखाउन प्रयोग गरिन्छ।

Pie Chart

प्रत्येक श्रेणीको अनुपातलाई वृत्तको टुक्राका रूपमा देखाउँछ।

Scatter (XY) Chart

दुई संख्यात्मक भेरिएबलहरू बीचको सम्बन्ध देखाउँछ।

Area Chart

Line Chart जस्तै हो तर रेखाको मुनि क्षेत्र रंगीन हुन्छ।

4.10. Inserting Header and Footer in Excel

Header र Footer प्रिन्ट गरिएका पृष्ठहरू (Printed Pages) मा माथि (Top) र तल (Bottom) देखिन्छन्।

Header वा Footer घुसाउने तरिका

1. "Insert" ट्याब खोल्नुहोस्।
2. Text Group मा रहेको "Header & Footer" मा क्लिक गर्नुहोस्।
3. Page Layout View मा सरेर Header/Footer थप्ने ठाउँ देखिन्छ।
4. Header वा Footer भाग क्लिक गरी आवश्यक पाठ (Text) टाइप गर्नुहोस्।
5. Header & Footer Tools प्रयोग गरी निम्न जानकारी थप्न सक्नुहुन्छ:

पृष्ठ नम्बर → Page &[Page] of &[Pages]

मिति र समय → &[Date]

फाइल नाम → &[File]

शिट नाम → &[Tab]

Header वा Footer हटाउने तरिका

1. Insert > Header & Footer मा जानुहोस्।
2. Header/Footer क्षेत्रको सामग्री मेटाउनुहोस् (Delete)।

4.11. Spell Checking in Excel

Spell जाँच गर्ने चरणहरू:

कुनै एक कक्ष (cell) चयन गर्नुहोस् वा जाँच गर्न चाहिएको दायरा (range) चयन गर्नुहोस्।

F7 थिच्नुहोस् वा Review > Spelling मा जानुहोस्।

एउटा संवाद बक्स (dialog box) देखा पर्छ जसमा सुधारका लागि सुझावहरू देखिन्छन्।

तपाईंसँग यी विकल्पहरू हुन्छन्:

Change (शब्द सुधार गर्न)।

Ignore (शब्द सही भएमा छुटाउने)।

Add to Dictionary (सही शब्द भए पनि Excel ले चिन्न सकेन भने शब्दकोशमा थप्ने)।

spell जाँच प्रक्रिया पूरा नभएसम्म जारी राख्नुहोस्।

नोटहरू:

Excel ले सूत्रहरू (formulas) वा संख्याहरू जाँच गर्दैन।

यो चयन गरिएका कक्षहरूमा भएका पाठ (text) मात्र जाँच गर्छ।

4.12. Importing Data from and Exporting into Other Formats in Excel

Excel ले प्रयोगकर्ताहरूलाई विभिन्न स्रोतहरूबाट डेटा आयात गर्न र कार्यपत्रहरू (worksheets) विभिन्न ढाँचामा निर्यात गर्न अनुमति दिन्छ।

Excel मा डेटा आयात गर्ने तरीका

तपाईं बाह्य स्रोतहरू जस्तै पाठ फाइलहरू (text files), डाटाबेसहरू (databases), र वेब पृष्ठहरू (web pages) बाट डेटा आयात गर्न सक्नुहुन्छ।

डेटा आयात गर्ने चरणहरू:

"Data" ट्याबमा जानुहोस्।

"Get Data" (वा पुरानो संस्करणमा "Get External Data") मा क्लिक गर्नुहोस्।

डेटा स्रोत चयन गर्नुहोस्:

From Text/CSV - (.txt वा .csv फाइलका लागि)

From Workbook - (अर्को Excel फाइलबाट)

From Web - (वेबसाइटबाट डेटा आयात गर्न)

From Database - (SQL Server, Access, आदि बाट)

आयात विजार्ड (import wizard) को चरणहरू पालना गर्नुहोस् र आवश्यक सेटिङहरू समायोजन गर्नुहोस्।

"Load" मा क्लिक गरेर डेटा कार्यपत्रमा राख्नुहोस्।

Excel बाट डेटा निर्यात गर्ने तरीका

Excel ले डेटा CSV, PDF, XML, ODS जस्ता विभिन्न ढाँचामा निर्यात गर्न अनुमति दिन्छ।

डेटा निर्यात गर्ने चरणहरू:

"File" > "Save As" मा जानुहोस्।

फाइल बचत गर्न स्थान चयन गर्नुहोस्।

तलका मध्ये कुनै एक ढाँचा चयन गर्नुहोस्:

CSV (.csv) – कमामा छुट्याइएको सामान्य पाठ ढाँचा।

PDF (.pdf) – गैर-संपादन योग्य फर्म्याटमा सेयर गर्न।

XML (.xml) – डाटाबेसहरूमा संरचित डेटा भण्डारण गर्न।

XLSX (.xlsx) – Excel को डिफल्ट फर्म्याट।

ODS (.ods) – OpenOffice को लागि OpenDocument Spreadsheet।

"Save" मा क्लिक गरी फाइल निर्यात गर्नुहोस्।

4.13. Familiarity with Devanagari Fonts in Excel

देवनागरी फन्ट के हो?

देवनागरी लिपि हिन्दी, नेपाली, संस्कृत तथा अन्य भारतीय भाषाहरू लेख्न प्रयोग गरिन्छ।

सामान्य देवनागरी फन्टहरू:

Mangal – Windows को डिफल्ट देवनागरी फन्ट।

Kalimati – नेपाली भाषामा प्रयोग गरिने फन्ट।

Preeti – नेपालमा अत्यधिक लोकप्रिय फन्ट।

Kruti Dev – हिन्दी टाइपिङका लागि प्रख्यात।

Excel मा देवनागरीमा टाइप गर्ने तरीका

1. देवनागरी किबोर्ड सक्षम गर्ने तरीका:

Settings > Time & Language > Language मा जानुहोस्।

Hindi/Nepali भाषा थप गर्नुहोस्।

Devanagari Inscript वा Preeti Keyboard चयन गर्नुहोस्।

2. युनिकोड फन्टहरू प्रयोग गर्ने:

Excel मा Mangal वा Kalimati फन्ट चयन गर्नुहोस्।

देवनागरी लिपिमा टाइप गर्न सुरु गर्नुहोस्।

3. अंग्रेजीलाई देवनागरीमा रूपान्तरण गर्ने (यदि आवश्यक भएमा):

Google Input Tools वा Microsoft Indic Language Input Tool प्रयोग गर्नुहोस्।

4. देवनागरीमा क्रमबद्ध (Sorting) र फिल्टर (Filtering) गर्ने:

Excel मा देवनागरी पाठ (text) लाई अंग्रेजी जस्तै वर्णानुक्रममा (alphabetically) क्रमबद्ध गर्न सकिन्छ।

नोट: यदि अक्षरहरू सही रूपमा देखिँदैनन् भने, युनिकोड-समर्थित फन्ट प्रयोग भएको छ वा छैन भनेर जाँच गर्नुहोस्।

Electronic Spreadsheet [English & Nepali ] Note [ राजपत्र अनंकित प्रथम श्रेणी कम्प्युटर अपरेटर (संघ...) Electronic Spreadsheet को Note [ Nepali र English मा]

सेल चयन गर्नुहोस् → Ctrl + C थिच्नुहोस् → गन्तव्य सेलमा क्लिक गर्नुहोस् → Ctrl + V थिच्नुहोस्।
• विधि 2:

• विधि 1:

• विधि 1:

• सिर्फ सामग्री मेट्न: सेल चयन गरी Delete थिच्नुहोस् (Formatting रहन्छ)।

• Font Type, Size, Bold, Italic, Underline, Color परिवर्तन गर्न सकिन्छ।

• Home → Borders मा गएर सेलको बार्डर थप्न वा हटाउन सकिन्छ।

• सेलहरूलाई रंगीन बनाइ सहज रूपमा पहिचान गर्न सकिन्छ।

• पाठलाई तेर्सो वा ठाडो रूपमा मिलाउन सकिन्छ।

• संख्या (Number) लाई विभिन्न ढाँचामा देखाउन प्रयोग गरिन्छ जस्तै:

• विशेष सेलहरूलाई सुरक्षित गर्न (Lock) मिल्छ ताकि अरूले सम्पादन गर्न नसकून्।

• पङ्क्तिको उचाइ परिवर्तन गर्न: Home → Format → Row Height।

• स्तम्भको चौडाइ परिवर्तन गर्न: Home → Format → Column Width।

4.8. Generating Series; Sorting and Filtering Data; Summarizing Data with Subtotals

4.9. Creating Charts in Excel

4.10. Inserting Header and Footer in Excel

4.11. Spell Checking in Excel

4.12. Importing Data from and Exporting into Other Formats in Excel

4.13. Familiarity with Devanagari Fonts in Excel

Post a Comment

Contact Us

Contact form

विशेषता	Excel 2003	नयाँ Excel संस्करणहरू (2016/2019/365)
फाइल ढाँचा	.xls	.xlsx (ठूलो डाटा सेट समर्थन गर्छ)
पङ्क्ति र स्तम्भहरू	65,536 पङ्क्ति × 256 स्तम्भ	1,048,576 पङ्क्ति × 16,384 स्तम्भ
रिबन इन्टरफेस	छैन (क्लासिक मेनुहरू प्रयोग गर्छ)	छ (रिबन ट्याबहरू सहित)
सर्तीय ढाँचाकरण (Conditional Formatting)	सीमित	उन्नत विकल्पहरू (रङ स्केल, डाटा बार, आइकन सेट)
सूत्र स्वतःपूरा (Formula AutoComplete)	छैन	छ
पिभट तालिका (Pivot Tables)	आधारभूत कार्यक्षमता	शक्तिशाली सुविधाहरू (स्लाइसर र टाइमलाइन फिल्टरहरू)
डाटा विश्लेषण उपकरणहरू	सीमित	Power Query, Power Pivot, पूर्वानुमान उपकरणहरू (Forecasting Tools)
क्लाउड एकीकरण	छैन	छ (OneDrive, SharePoint, वास्तविक-समय सहकार्य)

अपरेसन	सूत्र उदाहरण	वर्णन
जोड	=A1 + B1	A1 र B1 को मानलाई जोड्छ
घटाउ	=A1 - B1	A1 बाट B1 घटाउँछ
गुणन	=A1 * B1	A1 र B1 गुणा गर्छ
भाग	=A1 / B1	A1 लाई B1 बाट भाग गर्छ
घातांक	=A1 ^ B1	A1 लाई B1 को घातांकमा उठाउँछ

प्रकार	उदाहरण	व्यवहार
रिलेटिभ	=A1+B1	प्रतिलिपि गर्दा परिवर्तन हुन्छ
एब्सोल्युट	=$A$1+$B$1	प्रतिलिपि गर्दा परिवर्तन हुँदैन
मिक्स्ड	=$A1+B$1	स्तम्भ वा पंक्तिमध्ये कुनै एक मात्र स्थिर रहन्छ

फंक्शन	उदाहरण	वर्णन
LEFT	=LEFT(A1, 3)	A1 बाट पहिलो ३ अक्षर निकाल्छ
RIGHT	=RIGHT(A1, 2)	A1 बाट अन्तिम २ अक्षर निकाल्छ
MID	=MID(A1, 2, 3)	A1 को दोस्रो अक्षरबाट ३ अक्षर निकाल्छ
LEN	=LEN(A1)	A1 को कुल अक्षर संख्या फिर्ता गर्छ
TRIM	=TRIM(A1)	अतिरिक्त खाली स्थान हटाउँछ
CONCAT	=CONCAT(A1, B1)	A1 र B1 का मानहरू जोड्छ

Chart Type	वर्णन (Description)
Column Chart	ठाडो बारहरू प्रयोग गरी विभिन्न वर्गहरूको तुलना गर्छ।
Bar Chart	Column Chart जस्तै हो तर तेर्सो (horizontal) बारहरू प्रयोग गर्छ।
Line Chart	समयक्रममा डाटाको प्रवृत्ति देखाउन प्रयोग गरिन्छ।
Pie Chart	प्रत्येक श्रेणीको अनुपातलाई वृत्तको टुक्राका रूपमा देखाउँछ।
Scatter (XY) Chart	दुई संख्यात्मक भेरिएबलहरू बीचको सम्बन्ध देखाउँछ।
Area Chart	Line Chart जस्तै हो तर रेखाको मुनि क्षेत्र रंगीन हुन्छ।

Electronic Spreadsheet [English & Nepali ] Note [ राजपत्र अनंकित प्रथम श्रेणी कम्प्युटर अपरेटर (संघ...) Electronic Spreadsheet को Note [ Nepali र English मा]

सेल चयन गर्नुहोस् → Ctrl + C थिच्नुहोस् → गन्तव्य सेलमा क्लिक गर्नुहोस् → Ctrl + V थिच्नुहोस्। • विधि 2:

• विधि 1:

• विधि 1:

• सिर्फ सामग्री मेट्न: सेल चयन गरी Delete थिच्नुहोस् (Formatting रहन्छ)।

• Font Type, Size, Bold, Italic, Underline, Color परिवर्तन गर्न सकिन्छ।

• Home → Borders मा गएर सेलको बार्डर थप्न वा हटाउन सकिन्छ।

• सेलहरूलाई रंगीन बनाइ सहज रूपमा पहिचान गर्न सकिन्छ।

• पाठलाई तेर्सो वा ठाडो रूपमा मिलाउन सकिन्छ।

• संख्या (Number) लाई विभिन्न ढाँचामा देखाउन प्रयोग गरिन्छ जस्तै:

• विशेष सेलहरूलाई सुरक्षित गर्न (Lock) मिल्छ ताकि अरूले सम्पादन गर्न नसकून्।

• पङ्क्तिको उचाइ परिवर्तन गर्न: Home → Format → Row Height।

• स्तम्भको चौडाइ परिवर्तन गर्न: Home → Format → Column Width।

4.8. Generating Series; Sorting and Filtering Data; Summarizing Data with Subtotals

4.9. Creating Charts in Excel

4.10. Inserting Header and Footer in Excel

4.11. Spell Checking in Excel

4.12. Importing Data from and Exporting into Other Formats in Excel

4.13. Familiarity with Devanagari Fonts in Excel

You Might Like

Post a Comment

Contact form

सेल चयन गर्नुहोस् → Ctrl + C थिच्नुहोस् → गन्तव्य सेलमा क्लिक गर्नुहोस् → Ctrl + V थिच्नुहोस्।
• विधि 2: