Presentation System [English & Nepali ] Note [ राजपत्र अनंकित प्रथम श्रेणी कम्प्युटर अपरेटर (संघ...) Presentation System को Note [ Nepali र English मा]

6.1. Introduction to presentation application

प्रजिन्टेशन सफ्टवेयर एक सफ्टवेयर उपकरण हो जसले प्रयोगकर्तालाई दृश्यात्मक प्रजिन्टेशनहरू बनाउन, सम्पादन गर्न र प्रदर्शन गर्न सहायता गर्छ। यसले पाठ, छवि, ग्राफिक्स, एनिमेसन, र मल्टिमिडिया संयोजन गरी जानकारी प्रभावकारी रूपमा प्रस्तुत गर्न अनुमति दिन्छ।

प्रजिन्टेशन सफ्टवेयरका विशेषताहरू

1. स्लाइड-आधारित संरचना – प्रजिन्टेशनहरू स्लाइडहरूमा संगठित गरिन्छ, जहाँ प्रत्येक स्लाइडमा फरक प्रकारका सामग्रीहरू समावेश गर्न सकिन्छ।
2. पाठ र स्वरूपण – प्रयोगकर्ताले विभिन्न फन्ट, रङ, र शैली प्रयोग गरी पाठ थप्न र स्वरूपण गर्न सक्छन्।
3. मल्टिमिडिया समर्थन – छवि, भिडियो, र अडियो क्लिपहरू समावेश गरेर प्रजिन्टेशनलाई अझ आकर्षक बनाउन सकिन्छ।
4. एनिमेसन र ट्रान्जिसन – पाठ र वस्तुहरूमा गति प्रभाव (movement effects) प्रयोग गरेर स्लाइडहरूलाई आकर्षक बनाउन सकिन्छ।
5. टेम्प्लेट र थीमहरू – पूर्व-निर्मित लेआउटहरू प्रयोग गरेर व्यावसायिक प्रजिन्टेशन छिटो बनाउन सकिन्छ।
6. सहकार्य (Collaboration) – केही सफ्टवेयरहरूले वास्तविक समयमा (real-time) सम्पादन र साझेदारीको सुविधा प्रदान गर्छन्।
7. निर्यात र साझेदारी विकल्पहरू – प्रजिन्टेशनहरूलाई PDF, छवि, वा भिडियो फाइलका रूपमा सुरक्षित गरेर अनलाइन साझेदारी गर्न सकिन्छ।

लोकप्रिय प्रजिन्टेशन सफ्टवेयरहरू

• Microsoft PowerPoint – डिजाइन र एनिमेसन सुविधाहरू भएका अत्यधिक प्रयोग गरिने उपकरण।
• Google Slides – क्लाउड-आधारित सफ्टवेयर जसले वास्तविक समयमा सहकार्यको सुविधा दिन्छ।
• Apple Keynote – macOS प्रयोगकर्ताहरूका लागि विशेष शैलीयुक्त टेम्प्लेटहरू भएको उपकरण।
• LibreOffice Impress – आवश्यक प्रजिन्टेशन सुविधाहरू भएको निःशुल्क विकल्प।
• Canva – सजिलै डिजाइन गर्न मिल्ने ड्र्याग-एण्ड-ड्रप प्रणाली भएको अनलाइन उपकरण।

प्रजिन्टेशन सफ्टवेयरको प्रयोगहरू

• व्यवसायिक बैठकहरू र परियोजना प्रजिन्टेशनहरू
• शैक्षिक कक्षा र तालिम सत्रहरू
• मार्केटिङ र उत्पादन प्रदर्शनहरू
• सार्वजनिक वाचन (public speaking) र सेमिनारहरू

6.2 Creating, Opening & Saving Slides

Microsoft PowerPoint मा प्रजिन्टेशन सिर्जना, खोल्ने र बचत गर्ने तरीका

Microsoft PowerPoint प्रयोगकर्ताहरूलाई सजिलै नयाँ प्रजिन्टेशन सिर्जना गर्न, पुरानो फाइल खोल्न, र सुरक्षित गर्न सुविधा दिन्छ। निम्न चरणहरूमा हरेक प्रक्रियाको विवरण दिइएको छ।

1. नयाँ प्रजिन्टेशन सिर्जना गर्ने तरिका

विधि १: स्टार्ट स्क्रिन प्रयोग गर्ने

1. Microsoft PowerPoint खोल्नुहोस्।
2. Blank Presentation मा क्लिक गर्नुहोस् वा उपलब्ध टेम्प्लेटहरूमध्ये एउटा चयन गर्नुहोस्।
3. एउटा नयाँ प्रजिन्टेशन खाली स्लाइड सहित खुल्नेछ।

विधि २: फाइल मेनु प्रयोग गर्ने

1. PowerPoint खोल्नुहोस्।
2. File > New मा क्लिक गर्नुहोस्।
3. Blank Presentation छान्नुहोस् वा पूर्व-डिजाइन गरिएको टेम्प्लेट रोज्नुहोस्।
4. Create मा क्लिक गर्नुहोस्।

---

2. पहिलेबाट सुरक्षित गरिएको प्रजिन्टेशन खोल्ने तरिका

विधि १: फाइल मेनु प्रयोग गर्ने

1. PowerPoint खोल्नुहोस्।
2. File > Open मा क्लिक गर्नुहोस्।
3. Browse मा क्लिक गरी फाइल सुरक्षित गरिएको स्थानमा जानुहोस्।
4. फाइल चयन गरी Open मा क्लिक गर्नुहोस्।

विधि २: हालैका फाइलहरू प्रयोग गर्ने

1. PowerPoint खोल्नुहोस्।
2. File > Open मा क्लिक गर्नुहोस्।
3. Recent अन्तर्गत खोल्न चाहेको फाइल चयन गर्नुहोस्।

---

3. प्रजिन्टेशन सुरक्षित गर्ने तरिका

विधि १: नयाँ प्रजिन्टेशन सुरक्षित गर्ने

1. File > Save As मा क्लिक गर्नुहोस्।
2. स्थान चयन गर्नुहोस् (जस्तै: This PC, OneDrive, वा Browse)।
3. फाइलको नाम प्रविष्ट गर्नुहोस्।
4. फाइल ढाँचा छान्नुहोस् (पूर्वनिर्धारित: .pptx)।
5. Save मा क्लिक गर्नुहोस्।

विधि २: अवस्थित प्रजिन्टेशन सुरक्षित गर्ने

1. File > Save मा क्लिक गर्नुहोस् (वा Ctrl + S थिच्नुहोस्)।
2. फाइल सोही स्थानमा सुरक्षित हुनेछ।

विधि ३: फरक ढाँचामा सुरक्षित गर्ने

1. File > Save As मा क्लिक गर्नुहोस्।
2. फरक फाइल ढाँचा छान्नुहोस्, जस्तै:
• PowerPoint 97-2003 Presentation (.ppt)
• PDF (.pdf)
• Video (.mp4 वा .wmv)
• PowerPoint Show (.ppsx)
3. Save मा क्लिक गर्नुहोस्।

---

Quick Keyboard Shortcuts

• Ctrl + N → Create a new presentation.
• Ctrl + O → Open an existing presentation.
• Ctrl + S → Save the current presentation.
• F12 or Ctrl + Shift + S → Save As (to save with a new name or location).

6.3. Formatting Slides in Microsoft PowerPoint

PowerPoint मा स्लाइडहरूको स्वरूप (Formatting) सुधार गर्ने तरीका

स्लाइडहरूको स्वरूप सुधार गर्दा प्रजिन्टेशनको दृश्य सौन्दर्य र पढ्न सजिलो हुन्छ। PowerPoint ले विभिन्न स्वरूप विकल्पहरू प्रदान गर्दछ, जस्तै: थीम, पृष्ठभूमि, र पाठ (Text) को ढाँचामा परिवर्तन।

---

1. थीम (Theme) लागू गर्ने

थीम भनेको पूर्वनिर्धारित रंग, फन्ट, र प्रभावहरूको समूह हो जसले स्लाइडहरूलाई आकर्षक बनाउँछ।

थीम लागू गर्ने चरणहरू:

1. Design ट्याबमा जानुहोस्।
2. Themes समूहबाट मनपर्ने थीम चयन गर्नुहोस्।
3. Dropdown Arrow मा क्लिक गरी थप विकल्पहरू हेर्न सक्नुहुन्छ।
4. इच्छित थीममा क्लिक गर्दा सबै स्लाइडहरूमा लागू हुनेछ।

---

2. स्लाइडको पृष्ठभूमि परिवर्तन गर्ने

पृष्ठभूमि परिवर्तन गर्दा तपाईं एकरंग, छवि, वा ग्रेडियन्ट (Gradient) प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ।

पृष्ठभूमि परिवर्तन गर्ने चरणहरू:

1. Design ट्याबमा जानुहोस्।
2. Format Background बटनमा क्लिक गर्नुहोस्।
3. उपयुक्त विकल्प छान्नुहोस्:
• Solid Fill (एकरंगी पृष्ठभूमि)
• Gradient Fill (रंगको क्रमिक संक्रमण)
• Picture or Texture Fill (छवि वा बनावट प्रयोग गर्ने)
• Pattern Fill (पहिले नै उपलब्ध नमूना प्रयोग गर्ने)
4. यदि सबै स्लाइडहरूमा एउटै पृष्ठभूमि लागू गर्न चाहनुहुन्छ भने Apply to All मा क्लिक गर्नुहोस्।

---

3. पाठ (Text) को ढाँचा सुधार गर्ने

पाठलाई स्पष्ट र आकर्षक बनाउन विभिन्न फन्ट शैली, रंग, र प्रभावहरू लागू गर्न सकिन्छ।

पाठको स्वरूप परिवर्तन गर्ने चरणहरू:

1. आवश्यक पाठ चयन गर्नुहोस्।
2. Home ट्याबमा जानुहोस्।
3. Font समूहमा रहेका विकल्पहरू प्रयोग गर्नुहोस्:
• Font Style परिवर्तन गर्नुहोस् (जस्तै: Arial, Times New Roman)।
• Font Size (अक्षरको आकार) परिवर्तन गर्नुहोस्।
• Bold (B), Italic (I), Underline (U) जस्ता शैलीहरू लागू गर्नुहोस्।
• Font Color (अक्षरको रंग) परिवर्तन गर्नुहोस्।
• Text Effects (छायाँ, चमक आदि) प्रयोग गर्नुहोस्।

---

4. बुलेट पोइन्ट (Bullet Points) र नम्बरिङ (Numbering) थप्ने

बुलेट पोइन्ट र नम्बरिङ प्रयोग गर्दा जानकारी व्यवस्थित र बुझ्न सजिलो हुन्छ।

बुलेट पोइन्ट वा नम्बरिङ थप्ने चरणहरू:

1. आवश्यक पाठ चयन गर्नुहोस्।
2. Home ट्याबमा जानुहोस्।
3. Paragraph समूहमा रहेको Bullets वा Numbering आइकनमा क्लिक गर्नुहोस्।
4. मनपर्ने शैली छानेर लागू गर्नुहोस्।

 

 

6.4. Slide Show in Microsoft PowerPoint

PowerPoint मा स्लाइड शो (Slide Show) सञ्चालन गर्ने तरिका

स्लाइड शो भनेको अन्तिम प्रजिन्टेशन मोड हो, जहाँ स्लाइडहरू एकपछि अर्को देखाइन्छन्। यो प्रभावकारी ढंगले प्रस्तुति दिने तरिका हो।

---

1. स्लाइड शो सुरु गर्ने (Starting a Slide Show)

Method 1: रिबन (Ribbon) प्रयोग गरेर

1. Slide Show ट्याबमा जानुहोस्।
2. From Beginning (F5) क्लिक गर्नुहोस्, जसले पहिलो स्लाइडबाट सुरु गर्छ।
3. From Current Slide (Shift + F5) क्लिक गर्दा चयन गरिएको स्लाइडबाट सुरु हुन्छ।

Method 2: स्टेटस बार (Status Bar) प्रयोग गरेर

1. PowerPoint सञ्झ्यालको तल-दायाँ कुनामा रहेको Slide Show आइकन मा क्लिक गर्नुहोस्।

---

2. स्लाइडहरू बीच नेभिगेट गर्ने (Navigating Through Slides)

• अर्को स्लाइडमा जान: → (Right Arrow) वा Spacebar थिच्नुहोस्।
• अघिल्लो स्लाइडमा फर्कन: ← (Left Arrow) वा Backspace थिच्नुहोस्।
• स्लाइड शो बन्द गर्न: Esc थिच्नुहोस्।

---

3. प्रेजेन्टर भ्यू (Presenter View) प्रयोग गर्ने

प्रेजेन्टर भ्यू प्रयोग गर्दा दर्शकले केवल हालको स्लाइड देख्छन् भने प्रस्तुतकर्ता (Presenter) ले नोट्स र आउँदो स्लाइडहरू हेर्न सक्छ।

प्रेजेन्टर भ्यू सक्षम पार्ने चरणहरू:

1. Slide Show ट्याबमा जानुहोस्।
2. Use Presenter View चेक गर्नुहोस्।
3. स्लाइड शो सुरु गरेपछि प्रेजेन्टर भ्यू देख्न सक्नुहुन्छ।

---

4. स्लाइड शो ट्रान्जिसन (Transitions) र एनिमेसन (Animations) थप्ने

(A) ट्रान्जिसन (Slide Transitions)

ट्रान्जिसन भनेको एक स्लाइडबाट अर्को स्लाइडमा जाँदा देखिने भिजुअल इफेक्ट हो।

ट्रान्जिसन थप्ने चरणहरू:

1. Transitions ट्याबमा जानुहोस्।
2. मनपर्ने ट्रान्जिसन प्रभाव चयन गर्नुहोस्।
3. यदि सबै स्लाइडमा लागू गर्न चाहनुहुन्छ भने Apply to All क्लिक गर्नुहोस्।

(B) एनिमेसन (Slide Animations)

एनिमेसन भनेको स्लाइड भित्रका पाठ (Text) वा वस्तुहरू (Objects) मा लागू गरिने भिजुअल इफेक्ट हो।

एनिमेसन थप्ने चरणहरू:

1. आवश्यक Text वा Object चयन गर्नुहोस्।
2. Animations ट्याबमा जानुहोस्।
3. मनपर्ने एनिमेसन शैली (जस्तै: Entrance, Emphasis, Exit) चयन गर्नुहोस्।
4. Animation Pane प्रयोग गरी क्रम र टाइमिङ नियन्त्रण गर्नुहोस्।

6.5. Animation in Microsoft PowerPoint

PowerPoint मा एनिमेसन (Animation) थप्ने तरिका

एनिमेसनले पाठ (Text), छवि (Image), र वस्तुहरू (Objects) मा चाल-चलन (Movement) थप्न मद्दत गर्छ, जसले प्रजिन्टेशनलाई अझै आकर्षक बनाउँछ।

---

1. एनिमेसनका प्रकारहरू (Types of Animations)

PowerPoint मा चार प्रमुख प्रकारका एनिमेसन उपलब्ध छन्:

1. Entrance Animations – वस्तु स्लाइडमा कसरी देखा पर्छ भन्ने निर्धारण गर्छ। (जस्तै: Fade, Fly In, Zoom In)
2. Emphasis Animations – स्लाइडमा पहिल्यै रहेको वस्तुमा विशेष प्रभाव दिन्छ। (जस्तै: Spin, Pulse, Color Change)
3.Exit Animations – वस्तु स्लाइडबाट कसरी हट्छ भन्ने निर्धारण गर्छ। (जस्तै: Fade Out, Fly Out, Disappear)
4.Motion Paths – वस्तुहरुलाई निश्चित मार्ग (Path) अनुसार चलाउने एनिमेसन हो। (जस्तै: Left to Right, Circle, Custom Path)

---

2. कुनै वस्तुमा एनिमेसन थप्ने (Adding Animation to an Object)

एनिमेसन थप्ने चरणहरू:

1. एनिमेट गर्न चाहेको पाठ (Text), छवि (Image), वा वस्तु (Object) चयन गर्नुहोस्।
2. Animations ट्याबमा जानुहोस्।
3. Animation Gallery बाट मनपर्ने एनिमेसन प्रभाव चयन गर्नुहोस्।
4. एनिमेसन सेटिङहरू मिलाउनुहोस्:
• Effect Options – एनिमेसनको दिशा वा शैली परिवर्तन गर्न।
• Duration – एनिमेसनको गति नियन्त्रण गर्न।
• Delay – एनिमेसन सुरु हुने समय सेट गर्न।

---

3. एनिमेसन व्यवस्थापन गर्ने (Managing Animations)

एनिमेसनलाई प्रभावकारी रूपमा व्यवस्थापन गर्ने तरिका:

1. Animation Pane खोल्न Animations ट्याबमा जानुहोस्।
2. Animation Pane बाट एनिमेसनहरूलाई Up र Down बटन प्रयोग गरी पुनःक्रमबद्ध गर्नुहोस्।
3. Start Options चयन गर्नुहोस्:
• On Click – जब तपाईँ क्लिक गर्नुहुन्छ, तब सुरु हुन्छ।
• With Previous – अघिल्लो एनिमेसनसँगै सुरु हुन्छ।
• After Previous – अघिल्लो एनिमेसन सकिएपछि सुरु हुन्छ।

---

4. एनिमेसनको पूर्वावलोकन (Previewing an Animation)

1. Animations ट्याबमा रहेको Preview बटन क्लिक गर्नुहोस्।
2. Slide Show मोड (F5 वा Shift + F5) मा गएर वास्तविक प्रस्तुति जस्तो हेर्नुहोस्।

 

6.6. Inserting Built-in Pictures, Pictures, Tables, Charts, Graphs, and Organization Charts

1. छवि (Picture) थप्ने तरिका

PowerPoint मा बिल्ट-इन छविहरू (Built-in Pictures) प्रयोग गर्न सकिन्छ वा आफ्नै छविहरू (Custom Images) थप्न सकिन्छ।

छवि थप्ने चरणहरू (Steps to Insert a Picture):

1. Insert ट्याबमा जानुहोस्।
2. Pictures मा क्लिक गरेर विकल्प चयन गर्नुहोस्:
• This Device – कम्प्युटरबाट छवि थप्ने।
• Stock Images – PowerPoint को बिल्ट-इन छवि प्रयोग गर्ने।
• Online Pictures – इन्टरनेटबाट खोजी गरी छवि थप्ने।
3. आवश्यक छवि चयन गरी Insert बटनमा क्लिक गर्नुहोस्।
4. Resize & Move – छवि आवश्यक अनुसार साइज परिवर्तन र स्थान सार्न सकिन्छ।

---

2. तालिका (Table) थप्ने तरिका

तालिकाले डेटा व्यवस्थित रूपमा देखाउन मद्दत गर्छ।

तालिका थप्ने चरणहरू (Steps to Insert a Table):

1. Insert ट्याबमा जानुहोस्।
2. Table मा क्लिक गरेर विकल्प चयन गर्नुहोस्:
• Mouse Drag – कति पंक्ति (Rows) र स्तम्भ (Columns) चाहिन्छ भनेर ड्र्याग गरेर चयन गर्नुहोस्।
• Insert Table – पंक्ति र स्तम्भको संख्या म्यानुअली प्रविष्ट गर्नुहोस्।
3. तालिकामा आवश्यक डेटा प्रविष्ट गर्नुहोस्।
4. Table Design & Layout ट्याब प्रयोग गरी तालिका स्टाइल परिवर्तन गर्न सकिन्छ।

---

3. चार्ट (Chart) वा ग्राफ (Graph) थप्ने तरिका

चार्ट वा ग्राफले संख्यात्मक डेटा (Numerical Data) लाई दृश्यमान रूपमा देखाउँछ।

चार्ट थप्ने चरणहरू (Steps to Insert a Chart):

1. Insert ट्याबमा जानुहोस्।
2. Chart बटनमा क्लिक गर्नुहोस्।
3. चार्ट प्रकार चयन गर्नुहोस् (Column, Line, Pie, Bar, आदि)।
4. OK बटनमा क्लिक गर्नुहोस्।
5. Excel Spreadsheet खुल्छ, जहाँ तपाईं डेटा प्रविष्ट गर्न सक्नुहुन्छ।
6. डेटा प्रविष्ट गरिसकेपछि Excel बन्द गर्नुहोस्।

---

4. संगठनात्मक चार्ट (Organization Chart) थप्ने तरिका

संगठनात्मक चार्टले कर्मचारी संरचना (Hierarchy) वा सम्बन्धहरू देखाउँछ।

संगठनात्मक चार्ट थप्ने चरणहरू (Steps to Insert an Organization Chart):

1. Insert ट्याबमा जानुहोस्।
2. SmartArt मा क्लिक गर्नुहोस्।
3. Hierarchy वर्गबाट Organization Chart चयन गर्नुहोस्।
4. OK क्लिक गर्नुहोस्।
5. Text Boxes भित्र नाम वा पद प्रविष्ट गर्नुहोस्।