.png)
3.1.
Concept of Word Processing
वर्ड
प्रोसेसिंग भनेको कम्प्युटर सफ्टवेयर प्रयोग गरी पाठ्य आधारित कागजातहरू सिर्जना
गर्ने,
सम्पादन गर्ने, ढाँचा तयार गर्ने,
भण्डारण गर्ने, र प्रिन्ट गर्ने
प्रक्रिया हो। यसले प्रयोगकर्ताहरूलाई विभिन्न उद्देश्यका लागि लेखित सामग्री
व्यवस्थापन गर्न सजिलो बनाउँछ, जस्तै चिठी, रिपोर्ट, बायोडाटा, र
पुस्तकहरू।
Word Processing का विशेषताहरू
विभिन्न शब्द संसाधन सफ्टवेयरहरू फरक-फरक सुविधाहरू
प्रदान गर्छन्,
तर प्रायः सामान्य सुविधाहरू निम्नानुसार छन्:
वर्ड
प्रोसेसिंगका विशेषताहरू
विभिन्न वर्ड प्रोसेसिंग सफ्टवेयरले विभिन्न विशेषताहरू प्रदान
गर्दछ, तर सबैभन्दा सामान्य विशेषताहरू यी हुन्:
१. पाठ सम्पादन ( Text Editing)– प्रयोगकर्ताहरूलाई
पाठ घुसाउने, मेटाउने, प्रतिलिपि
बनाउने, काट्ने, र टाँस्ने
सुविधा।
२. आधारभूत ढाँचा (Basic Format) – फन्ट
शैली, साइज, रङ, बोल्ड, इटालिक, र
अण्डरलाइन परिवर्तन गर्ने सुविधा।
३. हिज्जे र व्याकरण जाँच ( Spell check & Grammar
Check)– हिज्जे र व्याकरणमा भएका गल्तीहरू पत्ता लगाउने र सुझाव
दिने (उन्नत सफ्टवेयरमा उपलब्ध)।
४. पृष्ठ लेआउट (Page Layout)– पृष्ठको
मार्जिन, अभिमुखता, स्तम्भ,
र लाइन खाली ठाउँ नियन्त्रण गर्ने सुविधा।
५. तालिका र ग्राफिक्स (Tables & Graphics) – तालिका, चित्र, चार्ट,
र आकार घुसाउने सुविधा (आधारभूत पाठ सम्पादकमा उपलब्ध छैन)।
६. मेल मर्ज (Mail Merge)– धेरै
प्रापकहरूलाई व्यक्तिगत चिठी वा इमेल पठाउने प्रक्रिया स्वचालित गर्ने सुविधा
(उन्नत वर्ड प्रोसेसरमा पाइन्छ)।
७. हेडर र फुटर (Header & Footer)– पृष्ठको
माथि वा तल पृष्ठ नम्बर, मिति, र
दोहोरिने जानकारी थप्ने सुविधा।
८. टेम्पलेट र स्टइल (Templates
& Styles) – बायोडाटा, रिपोर्ट,
र समाचारपत्र जस्ता कागजातहरूका लागि पूर्वनिर्धारित ढाँचा
प्रदान गर्ने सुविधा।
९. खोजी र प्रतिस्थापन (Find & Replace) – कागजातभरि विशिष्ट
शब्दहरू खोज्ने र तिनलाई प्रतिस्थापन गर्ने सुविधा।
१०. स्वतः सुधार र स्वतः पाठ (Auto Correct & Auto
Text) – टाइप गर्दा हुने गल्तीहरू स्वतः सुधार गर्ने र
पूर्वनिर्धारित पाठ घुसाउने सुविधा (केही सफ्टवेयरमा उपलब्ध)।
वर्ड प्रोसेसिंग सफ्टवेयरका प्रकारहरू
सबै
वर्ड प्रोसेसरहरूले समान विशेषताहरू प्रदान गर्दैनन्। तिनीहरूलाई विभिन्न प्रकारमा
वर्गीकृत गर्न सकिन्छ:
·
Basic Text Editors (आधारभूत
पाठ सम्पादक)
– केवल पाठ सम्पादन प्रदान गर्दछ, जस्तै
नोटप्याड।
·
Standard Word Processors –
आधारभूत ढाँचा र सरल विशेषताहरू प्रदान गर्दछ, जस्तै वर्डप्याड।
·
Advanced Word Processors हिज्जे जाँच, मेल मर्ज, र ग्राफिक्स जस्ता सबै प्रमुख
विशेषताहरू समावेश गर्दछ, जस्तै माइक्रोसफ्ट वर्ड,
लिब्रेअफिस राइटर, गुगल डक्स।
3.2. Creating,
Saving, Opening, Previewing, and Printing Documents; Changing Default Settings
वर्ड प्रोसेसिंग सफ्टवेयरले प्रयोगकर्ताहरूलाई
कागजातहरू सिर्जना गर्ने,
सम्पादन गर्ने, सुरक्षित गर्ने, र प्रिन्ट गर्ने कार्य प्रभावकारी रूपमा गर्न सजिलो बनाउँछ।
1. कागजात सिर्जना गर्ने तरीका
• वर्ड प्रोसेसिंग सफ्टवेयर खोल्नुहोस् (जस्तै Microsoft Word,
Google Docs, LibreOffice Writer)।
• File → New मा
क्लिक गरी नयाँ कागजात खोल्नुहोस्।
• कागजातमा टाइप गर्न सुरु गर्नुहोस् वा आवश्यक सामग्री
घुसाउनुहोस्।
2. कागजात सुरक्षित गर्ने तरीका
• File → Save मा क्लिक गर्नुहोस् वा Ctrl + S
थिच्नुहोस्।
• फाइलको नाम राख्नुहोस्, स्टोरेज स्थान छनोट
गर्नुहोस्, र फाइल ढाँचा (.docx, .pdf, .txt आदि) चयन गर्नुहोस्।
• स्वतः बचत गर्न Google Drive जस्ता
क्लाउड-आधारित सेवाहरू प्रयोग गर्नुहोस्।
3. पहिलेको कागजात खोल्ने तरीका
• File → Open मा क्लिक गर्नुहोस् वा Ctrl + O
थिच्नुहोस्।
• आफ्नो कम्प्युटर वा क्लाउड भण्डारणबाट आवश्यक कागजात चयन
गर्नुहोस्।
• Google Drive, OneDrive, वा Dropbox जस्ता
क्लाउड सेवाहरूबाट सिधै फाइल खोल्न सकिन्छ।
4. कागजात पूर्वावलोकन गर्ने तरीका
• File → Print Preview मा क्लिक गर्नुहोस् वा Ctrl
+ P थिचेर Preview विकल्प चयन
गर्नुहोस्।
• कागजातको फर्म्याटिङ, पृष्ठ लेआउट,
मार्जिन, र पृष्ठ विभाजन जाँच गर्नुहोस्।
• छपाइ गर्नु अघि त्रुटिहरू सच्याउनुहोस् जसले कागजको बर्बादी
रोक्छ।
5. कागजात मुद्रण (Print) गर्ने तरीका
• File → Print मा क्लिक गर्नुहोस् वा Ctrl
+ P थिच्नुहोस्।
• प्रिन्टर, कति प्रति (Copies), कुन-कुन पृष्ठ (Page Range), र पृष्ठ अभिमुखता (Portrait/Landscape)
छनोट गर्नुहोस्।
• Print बटनमा क्लिक गरी कागजात छपाई गर्नुहोस्।
6. पूर्वनिर्धारित सेटिङहरू परिवर्तन गर्ने
तरीका
प्रयोगकर्ताले
आफ्नो आवश्यकता अनुसार सेटिङहरू परिवर्तन गर्न सक्छन्, जस्तै:
• फन्ट & साइज – पूर्वनिर्धारित फन्ट शैली र साइज परिवर्तन गर्न (File → Options → Fonts)।
• पृष्ठ लेआउट – पूर्वनिर्धारित
मार्जिन, अभिमुखता, र स्पेसिङ समायोजन
गर्न (Layout → Margins)।
• AutoCorrect सेटिङ – स्वचालित हिज्जे
सुधार सक्षम/अक्षम गर्न (File → Options → Proofing)।
• सुरक्षित गर्ने विकल्प – पूर्वनिर्धारित
बचत स्थान सेट गर्न (File → Options → Save)।
3.3. Elements of
Word Processing Environment
वर्ड प्रोसेसिंग
(Word
Processing) वातावरणमा विभिन्न तत्वहरू समावेश हुन्छन् जसले
प्रयोगकर्ताहरूलाई प्रभावकारी रूपमा कागजात सिर्जना गर्न र सम्पादन गर्न मद्दत
गर्छ। प्रमुख तत्वहरू निम्नानुसार छन्:
1. मेनु बार (Menu Bar)
• विभिन्न ड्रप-डाउन मेनुहरू समावेश गर्दछ, जस्तै File,
Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, र Help।
• प्रत्येक मेनुमा कागजात खोल्ने, बचत गर्ने,
ढाँचाबद्ध गर्ने, र मुद्रण गर्ने जस्ता
कार्यहरूका लागि विकल्पहरू उपलब्ध छन्।
2. टुलबार (Toolbars)
• सामान्य रूपमा प्रयोग गरिने सुविधाहरूमा छिटो पहुँच प्रदान गर्छ।
• उदाहरणहरू:
- Standard Toolbar – Save, Open, Print, Undo जस्ता विकल्पहरू समावेश गर्दछ।
- Formatting Toolbar – फन्ट शैली,
साइज, रङ, बोल्ड,
इटालिक, र पङ्क्ति मिलाउने (Alignment)
जस्ता विकल्पहरू समावेश गर्दछ।
- Drawing Toolbar – आकृतिहरू,
छविहरू, र रेखाहरू घुसाउने उपकरणहरू समावेश गर्दछ।
3. स्टाटस बार (Status Bar)
• कागजातको अवस्थासम्बन्धी जानकारी देखाउँछ, जस्तै:
- हालको
पृष्ठ सङ्ख्या र कुल पृष्ठहरू।
- शब्द गणना
(Word Count)।
- भाषा
सेटिङहरू।
- कर्सरको
स्थान (लाइन र स्तम्भ सङ्ख्या)।
4. रूलर (Rulers)
• मार्जिन, इनडेन्ट, र ट्याब
स्टपहरू समायोजन गर्न मद्दत गर्छ।
• तेर्सो रूलर (Horizontal Ruler) – पृष्ठको
माथिल्लो भागमा पाइन्छ।
• ठाडो रूलर (Vertical Ruler) – पृष्ठको
बायाँ छेउमा पाइन्छ।
5. स्क्रोलबार (Scrollbars)
• कागजातमा सजिलै नेभिगेट गर्न मद्दत गर्छ।
• ठाडो स्क्रोलबार (Vertical Scrollbar) – पृष्ठ माथि र तल सार्न प्रयोग गरिन्छ।
• तेर्सो स्क्रोलबार (Horizontal Scrollbar) – पृष्ठ देब्रे वा दाहिने सार्न प्रयोग गरिन्छ।
3.4. Copying,
Moving, Deleting, and Formatting Text
1. पाठ प्रतिलिपि (Copy) गर्ने तरीका
• पाठ चयन गर्नुहोस्।
• Ctrl + C थिचेर प्रतिलिपि (Copy) गर्नुहोस्
र Ctrl + V थिचेर पेस्ट (Paste) गर्नुहोस्।
2. पाठ सार्ने (Cut) गर्ने
तरीका
• पाठ चयन गर्नुहोस्।
• Ctrl + X थिचेर काट्ने (Cut) गर्नुहोस्
र नयाँ स्थानमा Ctrl + V थिचेर टाँस्ने (Paste)
गर्नुहोस्।
3. पाठ मेटाउने (Delete) गर्ने तरीका
• Backspace
– कर्सरको बायाँपट्टि रहेका क्यारेक्टरहरू मेटाउँछ।
• Delete Key – कर्सरको दायाँपट्टि रहेका क्यारेक्टरहरू
हटाउँछ।
• ठूलो भाग हटाउन, पाठ चयन गरी Delete
थिच्नुहोस्।
4. पाठ ढाँचाबद्ध (Formatting) गर्ने तरीका
• फन्ट शैली र साइज – Home → Font वा Ctrl + Shift + P प्रयोग गर्नुहोस्।
• फन्ट रङ परिवर्तन – Font Color विकल्प प्रयोग गर्नुहोस्।
• पङ्क्ति मिलाउने (Text Alignment) –
- Ctrl + L (बायाँ मिलाउने)
- Ctrl + R (दायाँ मिलाउने)
- Ctrl + E (बीचमा मिलाउने)
- Ctrl + J (समान रूपमा
मिलाउने)
• लाइन र अनुच्छेद अन्तर (Line & Paragraph Spacing) – - Home → Paragraph
→ Line Spacing प्रयोग गर्नुहोस्।
पाठ खोज्ने र प्रतिस्थापन गर्ने तरीका
• पाठ खोज्ने (Finding Text) – Ctrl + F थिचेर
खोज्न चाहेको शब्द टाइप गर्नुहोस्।
• पाठ प्रतिस्थापन गर्ने (Replacing Text) – Ctrl
+ H थिचेर पुरानो शब्द र नयाँ शब्द प्रविष्ट गरी Replace
All मा क्लिक गर्नुहोस्।
पृष्ठ लेआउट सेट गर्ने तरीका
• मार्जिन (Margins) – Layout → Margins मा गएर समायोजन
गर्नुहोस्।
• अभिमुखता (Orientation) – Layout → Orientation मा गएर Portrait
वा Landscape छनोट गर्नुहोस्।
• स्तम्भ (Columns) – Layout → Columns प्रयोग गरी पाठलाई
बहु-स्तम्भमा विभाजन गर्नुहोस्।
• पृष्ठ आकार (Page Size) – Layout → Size प्रयोग गरी A4, Letter, Legal, आदि चयन गर्नुहोस्।
3.5. Creating
Lists with Bullets and Numbering
सूचीले सामग्री
व्यवस्थित गर्न र कागजातलाई पढ्न सजिलो बनाउँछ। वर्ड प्रोसेसिंग (Word Processing) सफ्टवेयरमा
बुलेटेड (Bulleted), क्रमबद्ध (Numbered), र बहु-स्तरीय (Multilevel) सूची सजिलै सिर्जना गर्न
सकिन्छ।
1. बुलेटेड सूची (Bulleted List) सिर्जना गर्ने तरिका
• पाठ चयन गर्नुहोस्।
• Bullets (•) आइकनमा क्लिक गर्नुहोस् वा Home → Paragraph → Bullets मा जानुहोस्।
• Dropdown List बाट मनपर्ने बुलेट शैली छनोट गर्नुहोस्।
2. क्रमबद्ध सूची (Numbered List) सिर्जना गर्ने तरिका
• पाठ चयन गर्नुहोस्।
• Numbering (1, 2, 3...) आइकनमा क्लिक गर्नुहोस् वा Home
→ Paragraph → Numbering मा
जानुहोस्।
• क्रमाङ्कन ढाँचा (Numbering Format) छनोट
गर्नुहोस् (जस्तै 1, 2, 3 / a, b, c / i, ii, iii)।
3. बहु-स्तरीय सूची (Multilevel List)
सिर्जना गर्ने तरिका
• Multilevel
List आइकनमा क्लिक गर्नुहोस् वा Home → Paragraph → Multilevel List मा जानुहोस्।
• पहिल्यै परिभाषित गरिएको सूची ढाँचा छनोट गर्नुहोस् वा म्यानुअली
स्तरहरू मिलाउनुहोस्।
• Tab थिचेर सूचीलाई सब-स्तरमा सार्नुहोस्, वा Shift + Tab थिचेर माथिल्लो स्तरमा
फर्किनुहोस्।
3.6. Creating and
Manipulating Tables; Borders and Shading
तालिकाहरूले
प्रयोगकर्ताहरूलाई कागजातमा डेटा संरचना गर्न र प्रभावकारी रूपमा प्रस्तुत गर्न
मद्दत गर्दछ।
1. तालिका (Table)
सिर्जना गर्ने तरिका
• Insert मा क्लिक गर्नुहोस् → Table चयन गर्नुहोस्।
• आवश्यक पङ्क्ति (rows) र स्तम्भ (columns)
संख्या चयन गर्नुहोस् (जस्तै, 3×3)।
• तालिका कागजातमा समावेश हुनेछ।
2. पङ्क्ति र स्तम्भ थप्ने तथा मेट्ने
• पङ्क्ति थप्न: कुनै पनि पङ्क्तिभित्र राइट-क्लिक गर्नुहोस् → Insert → Insert Rows Above/Below।
• स्तम्भ थप्न: कुनै पनि स्तम्भभित्र राइट-क्लिक गर्नुहोस् → Insert → Insert Columns Left/Right।
• पङ्क्ति वा स्तम्भ मेट्न: त्यसमा राइट-क्लिक गर्नुहोस् → Delete → Delete Row/Column।
3. कोष्ठकहरू (Cells) गाभ्ने
र विभाजन गर्ने
• कोष्ठकहरू गाभ्न: धेरै कोष्ठकहरू चयन गर्नुहोस् → Right-click → Merge Cells।
• कोष्ठक विभाजन गर्न: कुनै एक कोष्ठक चयन गर्नुहोस् → Right-click → Split Cells → आवश्यक पङ्क्ति/स्तम्भ
संख्या चयन गर्नुहोस्।
4. किनारा (Borders) र
छायांकन (Shading) लागू गर्ने
• किनारा (Borders) लागू गर्न:
- तालिका वा
कोष्ठकहरू चयन गर्नुहोस्।
- Table Tools → Design → Borders मा क्लिक गरी मनपर्ने किनारा शैली छनोट गर्नुहोस्।
• छायांकन (Shading) वा पृष्ठभूमि रंग लागू गर्न: - तालिका वा
कोष्ठकहरू चयन गर्नुहोस्।
- Table Tools → Design → Shading मा क्लिक गरी मनपर्ने रंग छनोट गर्नुहोस्।
3.7. Use of
Indentation and Tab Setting; Creating Newspaper-Style Documents Using Columns
1. इंडेन्टेशन (Indentation)
इन्डेन्टेशनले
पाठ र किनाराहरू (margins) बीचको खाली ठाउँ नियन्त्रण गर्छ। यसले अनुच्छेद (paragraph) को उचित रूपरेखा बनाउन मद्दत गर्छ।
• First Line
Indent – केवल पहिलो लाइनलाई दायाँ सार्छ।
• Hanging Indent – पहिलो लाइन बाहेक सबै लाइनहरूलाई दायाँ
सार्छ।
• Left Indent – पूरै अनुच्छेदलाई दायाँ सार्छ।
• Right Indent – पूरै अनुच्छेदलाई बायाँ सार्छ।
इन्डेन्टेशन लागू गर्ने तरीका
• रूलर (Ruler) प्रयोग गरेर इन्डेन्ट मार्करहरू
तानेर।
• Home वा Layout ट्याबको Paragraph
Settings बाट।
• किबोर्ड सर्टकटहरू:
- Ctrl + M → इन्डेन्ट बढाउने।
- Ctrl + Shift + M → इन्डेन्ट घटाउने।
2. ट्याब सेटिङ (Tab Setting)
ट्याबले
कागजातमा पाठलाई निश्चित स्थानमा मिलाउन मद्दत गर्छ। विभिन्न प्रकारका ट्याब
स्टपहरू छन्:
• Left Tab
– पाठलाई बायाँ पंक्तिबद्ध गर्छ।
• Center Tab – पाठलाई ट्याब स्टपको बीचमा राख्छ।
• Right Tab – पाठलाई दायाँ पंक्तिबद्ध गर्छ।
• Decimal Tab – सङ्ख्याहरूलाई दशमलव बिन्दुमा पंक्तिबद्ध
गर्छ।
ट्याब स्टप सेट गर्ने तरीका
• रूलरमा क्लिक गरेर ट्याबको स्थिति निर्धारण
गर्नुहोस्।
• Paragraph → Tabs खोल्ने
र ट्याबको स्थिति सेट गर्ने।
• Tab कुञ्जी प्रयोग गरेर ट्याब
स्टपहरू बीच सर्ने।
3. पत्रिका-जस्तो कागजात (Newspaper-Style
Documents) बनाउने
पत्रिका वा
समाचारपत्रको जस्तो देखिने गरी कागजातलाई स्तम्भहरूमा विभाजन गर्न सकिन्छ।
स्तम्भहरू सिर्जना गर्ने तरीका
• Layout → Columns मा जानुहोस्।
• Two, Three, वा More Columns चयन
गर्नुहोस्।
• More Columns विकल्प प्रयोग गरी चौडाइ र खाली ठाउँ अनुकूलन
गर्नुहोस्।
• Ctrl + Shift + Enter प्रयोग गरी पाठलाई अर्को स्तम्भमा
सार्नुहोस्।
3.8. Inserting
Header, Footer, Footnotes, Endnotes, Page Numbers, File, Page Break, Section
Break, Graphics, Pictures, Charts, Word Art, Symbols & Organization Chart
1. हेडर र फुटर (Header & Footer)
• Header
प्रत्येक पृष्ठको माथिल्लो भागमा देखिन्छ।
• Footer प्रत्येक पृष्ठको तल्लो भागमा देखिन्छ।
• सिर्जना गर्ने तरिका: Insert
→ Header & Footer।
• यसमा पृष्ठ सङ्ख्या, मिति, र कागजातको शीर्षक राख्न सकिन्छ।
2. फुटनोट र एन्डनोट (Footnotes &
Endnotes)
• Footnotes
पृष्ठको तल देखिन्छ।
• Endnotes कागजातको अन्त्यमा देखिन्छ।
• सिर्जना गर्ने तरिका: References
→ Insert Footnote / Insert Endnote।
3. पृष्ठ सङ्ख्या (Page Numbers)
• पृष्ठ सङ्ख्या थप्ने तरिका: Insert → Page Number।
• यसलाई Header, Footer, वा Margin
मा राख्न सकिन्छ।
4. पृष्ठ ब्रेक र सेक्सन ब्रेक (Page
Break & Section Break)
• Page Break
(Ctrl + Enter) पाठलाई अर्को पृष्ठमा सार्छ।
• Section Break कागजातको फरक भागमा भिन्न ढाँचा (format)
राख्न मद्दत गर्छ।
• सिर्जना गर्ने तरिका: Layout
→ Breaks → इच्छित प्रकार चयन गर्नुहोस्।
5. ग्राफिक्स, चित्र,
र चार्टहरू हाल्ने (Inserting Graphics, Pictures, and
Charts)
• Graphics/Pictures:
Insert → Pictures प्रयोग
गरी छवि थप्न सकिन्छ।
• Charts: Insert → Chart बाट बार, पाई, रेखा (Line) जस्ता
ग्राफहरू बनाउन सकिन्छ।
• WordArt: Insert → WordArt बाट आकर्षक पाठ शैली थप्न
सकिन्छ।
• Symbols: Insert → Symbol प्रयोग गरी विशेष
अक्षरहरू राख्न सकिन्छ।
• Organization Chart: Insert → SmartArt → Hierarchy बाट पदानुक्रम चार्टहरू
सिर्जना गर्न सकिन्छ।
3.9. Mail Merge
Mail Merge एउटा विशेषता हो जसले
प्रयोगकर्तालाई व्यक्तिगत कागजातहरू (जस्तै पत्रहरू, इमेलहरू,
वा लेबलहरू) सिर्जना गर्न मद्दत गर्छ। यसमा मुख्य कागजात (Main
Document) लाई डेटा स्रोत (Excel शीट वा
डाटाबेस) संग गाभेर स्वचालित रूपमा विवरणहरू भर्न सकिन्छ।
Mail Merge गर्ने चरणहरू
1. नयाँ कागजात खोल्नुहोस्
• Mailings → Start Mail Merge → Letters/Emails/Labels मा जानुहोस्।
• आवश्यक कागजातको प्रकार चयन गर्नुहोस्।
2. प्राप्तकर्ता चयन गर्नुहोस् (Select
Recipients)
• Select
Recipients मा क्लिक गर्नुहोस्।
• Use an Existing List (Excel/CSV/Database प्रयोग गर्ने)
वा
• Type a New List (नयाँ विवरण म्यानुअली प्रविष्ट गर्ने)
विकल्प चयन गर्नुहोस्।
3. मर्ज फील्डहरू सम्मिलित गर्नुहोस् (Insert
Merge Fields)
• Insert
Merge Field क्लिक गरी First Name, Last Name,
Address जस्ता ठाउँहोल्डरहरू राख्नुहोस्।
4. पूर्वावलोकन (Preview) र अन्तिम रूप दिने (Complete the Merge)
• Preview
Results क्लिक गरी नतिजा जाँच गर्नुहोस्।
• Finish & Merge → Print Documents / Send Emails क्लिक गरी अन्तिम रूपमा
पत्र, इमेल, वा अन्य कागजातहरू
पठाउनुहोस्।
Mail Merge को प्रयोग
Mail Merge प्रायः निम्न कार्यहरूका लागि प्रयोग गरिन्छः
·
व्यक्तिगत पत्रहरू (Personalized Letters)
·
इनभ्वाइस (Invoices)
·
प्रमाणपत्रहरू (Certificates)
·
निमन्त्रणा पत्रहरू (Invitations)
3.10. AutoCorrect,
Spelling and Grammar Checking, and Thesaurus
१. अटोकररेक्ट (AutoCorrect)
• टाइप गर्दा सामान्य हिज्जे (spelling) त्रुटिहरू
स्वचालित रूपमा सुधार गर्छ।
• उदाहरण: "teh" टाइप गर्दा
स्वचालित रूपमा "the" मा परिवर्तन हुन्छ।
• अनुकूलन (Customize)
गर्ने तरिका: File → Options → Proofing → AutoCorrect Options।
२. हिज्जे (Spelling) र व्याकरण (Grammar) जाँच
• हिज्जे तथा व्याकरण त्रुटिहरू पत्ता लगाएर सुधार सुझाव दिन्छ।
• रातो अण्डरलाइन – हिज्जे त्रुटि
दर्शाउँछ।
• निलो/हरियो अण्डरलाइन – व्याकरण
सम्बन्धी त्रुटि दर्शाउँछ।
• म्यानुअली जाँच गर्न:
- Review → Spelling
& Grammar (F7) क्लिक गर्नुहोस्।
- Ignore, Change, वा Add to
Dictionary विकल्प
प्रयोग गर्नुहोस्।
३. थिसरस (Thesaurus)
• समानार्थी (Synonyms) तथा विपरीतार्थी (Antonyms)
शब्दहरूको सुझाव दिन्छ।
• प्रयोग गर्ने तरिका: शब्द चयन
गर्नुहोस् → Review → Thesaurus।
3.11. Security
Techniques of Documents
कागजात सुरक्षा
आवश्यक हुन्छ ताकि संवेदनशील जानकारीलाई अनधिकृत पहुँच, परिमार्जन, वा नोक्सानीबाट जोगाउन सकियोस्। तल कागजात सुरक्षाका प्रमुख प्रविधिहरू
उल्लेख गरिएका छन्।
१. पासवर्ड सुरक्षा (Password Protection)
• कागजात पहुँच गर्नका लागि पासवर्ड सेट गर्न सकिन्छ।
• लागू गर्ने तरिका: File → Info → Protect Document → Encrypt with Password।
२. सम्पादन सीमित गर्नुहोस् (Restrict Editing)
• कागजातमा कोही व्यक्तिले परिवर्तन गर्न पाउने सीमितता तोक्न सकिन्छ।
• लागू गर्ने तरिका: Review → Restrict Editing र सम्पादन अनुमति
परिभाषित गर्नुहोस्।
३. डिजिटल हस्ताक्षर (Digital Signatures)
• कागजातको वास्तविकता सुनिश्चित गर्न र छेडछाड रोक्न मद्दत गर्छ।
• समावेश गर्ने तरिका: File → Info → Protect Document → Add a Digital Signature।
४. परिवर्तन ट्र्याक गर्ने (Track Changes) र टिप्पणी (Comments) गर्ने
• कागजातमा भएका परिवर्तनहरूलाई ट्र्याक गर्न सक्छ।
• सक्षम गर्ने तरिका: Review → Track Changes।
५. स्वचालित पुनर्प्राप्ति (AutoRecover) र ब्याकअप (Backup)
• सिस्टम क्र्यास हुँदा दुर्घटनावश हराएको कागजात सुरक्षित गर्न सहयोग गर्छ।
• सक्षम गर्ने तरिका: File → Options → Save → AutoRecover Information Every X Minutes।
६. पढ्ने-मात्र मोड (Read-Only Mode)
प्रयोग गर्ने
• अनावश्यक सम्पादन रोक्न मद्दत गर्छ।
• सक्षम गर्ने तरिका: File → Info → Protect Document → Always Open Read-Only।
3.12. Familiarity
with Devanagari Fonts
Devanagari script is used for writing Nepali, Hindi, Sanskrit, and other
Indian languages. देवनागरी
लिपिको प्रयोगसम्बन्धी मुख्य बुँदाहरू उल्लेख गरिएका छन्।
१. देवनागरी फन्टहरू स्थापना गर्ने र प्रयोग गर्ने (Installing and Using Devanagari Fonts)
• लोकप्रिय देवनागरी फन्टहरूमा Preeti, Mangal, Kantipur, Kruti
Dev आदि पर्दछन्।
• फन्ट स्थापना गर्न: डाउनलोड गरेर TTF
फाइललाई "Fonts" सेटिङमा इन्स्टल
गर्ने।
२. देवनागरीमा टाइप गर्ने (Typing in Devanagari)
• विन्डोजमा: Settings → Language & Region बाट "Nepali
Keyboard" सक्षम गर्ने।
• Microsoft Word मा: Insert
→ Symbol → More Symbols बाट
देवनागरी स्क्रिप्ट चयन गर्ने।
३. अंग्रेजीलाई देवनागरीमा रूपान्तरण गर्ने (Converting English to Devanagari)
• Google
Input Tools वा Preeti to Unicode Converters प्रयोग गरेर सजिलै टाइप गर्न सकिन्छ।